z právní praxe věnovat se digitalizaci jen skutečně vhodných dokumentů.

dokumenty pracovněprávní agendy snad ani nelze.

Každý jednotlivý podpis navíc nemusí vždy znamenat aktivní úkon pracovníků, proces podepisování lze bez větších problémů i automatizovat. Podpisy pak za člověka vytváří na jeho pokyn a v mezích svého naprogramování „automat“ – to je praktické třeba v případě, kdy chcete obsluhovat zákazníky v  režimu 24/7. Typicky to známe například z  online světa e-commerce, když si objednáváme zboží či službu a automat nám z druhé strany potvrzuje uzavření smlouvy.

Opak je pravdou – známe mnoho společností, kterým se povedla velmi pokročilá digitalizace této agendy, některým dokonce takřka úplná. A to jde o významné hráče v energetice, telekomunikacích nebo ve finančních službách. Společné je jim to, že byli připraveni přijmout určité riziko a  učinit kompromis, občas i  za hranou formalistické právní úpravy. Jejich volba jim však v  praxi šetří značné náklady, efektivita agendy narostla skokově a  zdá se, že tento krok budou respektovat i  dozorové orgány a následovat bude další část praxe.

Elektronické doručování a uchovávání dokumentů Pro elektronické doručování dokumentů můžete využít v  zásadě jakoukoli dostupnou platformu nebo službu. Elektronický dokument lze doručit i  osobně, například předáním tabletu s  jeho zobrazeným zněním. Pro drtivou většinu jednání vám opět postačí prostá e-mailová komunikace, kterou ve vaší organizaci již ovládá každý. Při doručování některých dokumentů datovou schránkou dokonce zjistíte, že takové dokumenty vůbec není potřeba podepisovat. Technologická neutralita je typická i  pro uchovávání elektronických dokumentů nebo jejich převádění z  elektronické podoby do listinné a  nazpět. S  relativně dostupným IT řešením si proto můžete dovolit přesunout své dosavadní listinné archivy do elektronické podoby, udělat si přitom ve věcech pořádek a  uvolnit prostor, kde se doposud nacházely stohy listin. Toto řešení nemusí ani nezbytně umožňovat přerazítkování dokumentů časovými razítky; nutnost přerazítkovat vnímáme jako velmi častý mýtus odrazující mnoho klientů ještě před tím, než o digitalizaci začnou pořádně přemýšlet.

Digitalizace klíčových dokumentů HR agendy Čtete-li názory erudovaných českých právníků na možnosti elektronizace dokumentů v  pracovním právu, zjišťujete, že ustrnuly v  době, kdy ještě světlo světa nespatřil ani první iPhone. Český zákoník práce klade nesmyslné požadavky na doručování elektronických dokumentů mezi zaměstnavatelem a  zaměstnancem, které si organizace vyhodnocují jako nesplnitelné, a  digitalizaci HR zavrhují. Když si navíc přečtete ještě některá rozhodnutí českého Nejvyššího soudu, máte pocit, že digitalizovat klíčové 70

V  České republice, ale i  v  okolních zemích, ve kterých mají podobně zastaralé pracovní právo, zaměstnavatelé oprávněně dlouhodobě volají po zjednodušení pravidel doručování v  zákoníku práce. Spolu s  dalšími experty jsme již připravili návrh relativně kompromisní novelizace zákoníku práce a  vyjednáváme jeho další podporu. Věříme, že pokud odpadnou stávající viditelné zákonné překážky, a  zaměstnavatelé tak nebudou nuceni jít při digitalizaci i za hranu zákoníku práce, digitalizace této vynechávané oblasti bude skoková. Jelikož má téma digitalizace v aktuální Poslanecké sněmovně nebývalou podporu, je dobré se začít na zjednodušení HR agendy již pomalu připravovat.

Elektronická identifikace Pokud si chcete být jisti, že na dálku jednáte s  konkrétní osobou, nevystačíte si s  elektronickým podpisem, ale budete muset osobu tzv. elektronicky identifikovat. Řada organizací pro své primární fungování nepotřebuje znát totožnost zákazníka, vystačí si i s fiktivní identitou a zcela nedostačujícími identifikačními údaji. Typické je to pro část e-commerce nebo pro předplacené služby. Nemáte-li však takové štěstí a  svého zákazníka potřebujete bezpochyby určit, již brzy bude k dispozici placené řešení, díky kterému toho budete velmi jednoduše schopni. Jde o  tzv. bankovní identitu. Jedná se o  projekt chystaný předními českými bankami, který umožní skutečně spolehlivě digitalizovat vhodné procesy a  maximálně usnadnit podnikání. Jako spoluautoři příslušné zákonné úpravy a  aktivní poradci při přípravě tohoto řešení věříme v  úspěch a  plošné přijetí této inovativní možnosti využívat přístupové údaje do internetového bankovnictví, zejména bude-li mít nakonec každý občan možnost díky bankovní identitě i zcela závazně cokoli

EPRAVO.CZ Magazine | 2/2020 | www.epravo.cz

elektronicky podepisovat, včetně podání vůči státu nebo dokumentů, na nichž bude vyžadován úředně ověřený podpis. Poradenská společnost McKinsey uvádí, že úspora nákladů na nábor nového zákazníka s  pomocí spolehlivé elektronické identifikace činí až 90 % a přínos pro HDP v dané zemi se zavedením takového řešení pohybuje při vhodné adopci mezi 3 a 13 %. Tato čísla není možné ignorovat a  je namístě se okamžitě zamyslet nad tím, v  jakých konkrétních procesech vaší společnosti by se bankovní identita dala využít. Nasazení projektu se očekává v první polovině roku 2021 a jeho vhodné i včasné využití bude bezesporu konkurenční výhodou.

Využití digitální legislativy Ve snaze rozvíjet digitální dovednosti pracovníků by se v každé organizaci mělo diskutovat nejen o možnosti interního používání vhodných IT řešení, ale i  o  vhodných možnostech využívání současné digitální legislativy. Pracovníci ve skutečnosti nepotřebují půl dne volna na vyřízení věcí po úřadech, když jsou často schopni odkudkoli a  kdykoli vyřešit danou záležitost elektronicky na dálku, jen o této možnosti nevědí. Nemusí přicházet do práce pozdě, protože si musí ráno na poště nejdříve vyzvednout dopis, který tam mají uložený poslední den. A  v  budoucnu nebudou muset dokonce ani absolvovat návštěvu notáře k ověření svého podpisu. Zlepšováním digitálních dovedností pracovníků v  jejich osobním životě je připravujete i na lepší budoucí digitální fungování ve vaší společnosti. Věříme, že řada z  vás dá velmi brzy digitalizaci šanci, protože má nejen z  právního pohledu významné přínosy. Rádi budeme sdílet naše rozsáhlé know-how v této oblasti a jsme také připraveni vás při digitalizačním úsilí podporovat a provázet jeho konkrétními nástrahami i příležitostmi. Nebojte se, vykročit tím správným elektronizačním směrem opravdu stojí za to!

Mgr. Robert Nešpůrek, LL.M., partner JUDr. Jan Diblík, partner JUDr. Dalibor Kovář, vedoucí advokát HAVEL & PARTNERS s.r.o., advokátní kancelář